Vereniging Vlaamse Academici
 Afdeling Oost-Vlaanderen


Huishoudelijk Reglement VVA Oost-Vlaanderen 
Art. 1 Algemeen.

Het Huishoudelijk Reglement regelt de goede werking van de Vereniging Vlaamse Academici (VVA), afdeling Oost-Vlaanderen (OVL), en moet worden beschouwd als een aanvulling op de statuten van de overkoepelende organisatie "Vereniging Vlaamse Academici". Bij twijfel of tegenspraak hebben de statuten voorrang.
Het Huishoudelijk Reglement kan jaarlijks worden aangepast door het Algemeen Bestuur van VVA Oost-Vlaanderen.
Aan het Huishoudelijk Reglement wordt een addendum bijgevoegd met specifieke data voor de lopende bestuursperiode.

Art. 2 Lidmaatschap.
    
Alle personen met een masterdiploma kunnen lid worden van VVA Oost-Vlaanderen. Het lidgeld wordt door het bestuur bepaald en bedraagt:

-    Steunend lid:                                           > 50 EURO
-    Lid & partner                                               45 EURO
-    Alleenstaand lid:                                        30 EURO

Art. 2a  BeŽindiging lidmaatschap.

Een lid dat de lidmaatschapsbijdrage niet betaalt, ook niet na herinnering, wordt geacht vrijwillig ontslag te nemen.

Art. 2b  Partners van overleden leden.

In geval van overlijden van een VVA-lid kan zijn/haar partner zonder masterdiploma blijven deelnemen aan de activiteiten van VVA Oost-Vlaanderen, op voorwaarde dat de jaarlijkse bijdrage, gelijk aan die van een alleenstaand lid, zonder onderbreking wordt betaald.

Art. 2c  Ledenlijst.

Alle leden kunnen de ledenlijst met de naam, het (hoofd)diploma en jaar, en de woonplaats van de leden, elektronisch aanvragen op het secretariaat.  Omwille van de privacy worden volledig adres, telefoonnummer en e-mailadres niet meegedeeld.
Deze lijst wordt jaarlijks geactualiseerd in februari.

Art. 2d  Staten-Generaal.

Jaarlijks wordt op een  bijeenkomst van de leden ter gelegenheid van een activiteit van het jaarprogramma een aangekondigde ‘Staten-Generaal’ gehouden. Deze omvat een woord van de voorzitter over het reilen en zeilen van de vereniging, een voorstelling door de secretaris en de penningmeester van het leden- en kasbestand,  en een rondvraag bij de leden naar kritische opmerkingen  en eventuele voorstellen voor het toekomstig beleid en programma.
Op de Staten-Generaal van het tweede jaar van een bestuursperiode is er een oproep om nieuwe leden voor het Algemeen Bestuur te werven.                               

Art. 3 Bestuur.

Art. 3a  Algemeen Bestuur.

De VVA Oost-Vlaanderen wordt beheerd door het Algemeen Bestuur.
Deze verantwoordelijkheid omvat concreet:

-  een grondige bezinning over de identiteit van de vereniging en het  concretiseren en
   actualiseren van de algemene doelstellingen van de VVA.
-  actualiseren van het Huishoudelijk Reglement en waken over de toepassing ervan.
-  opstellen van het jaarprogramma.
-  plannen op lange termijn van de grote reizen.
-  jaarlijks kwijting verlenen aan de penningmeester
-  ledenwerving. Om de werking op lange termijn te waarborgen doet het Algemeen Bestuur een inspanning om nieuwe jonge leden te werven.

Het Algemeen Bestuur vergadert in principe 3 keer per jaar. Alle beslissingen worden in consensus genomen of bij gebrek ervan met een gewone meerderheid. In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Art. 3b  Dagelijks Bestuur.

Een aantal leden van het Algemeen Bestuur  worden belast  met een specifieke opdracht: zij vormen het Dagelijks Bestuur.

-   de voorzitter zit naast het Algemeen Bestuur het Dagelijks Bestuur voor. Hij staat in voor
    de algemene leiding en zetelt in de Centrale Raad van VVA-Nationaal.
    De voorzitter bekleedt een mandaat van 2 jaar. Dit mandaat is tweemaal hernieuwbaar. Bij
    het aftreden van de voorzitter kan ieder lid zijn kandidatuur stellen. Het Algemeen Bestuur
    duidt de nieuwe voorzitter aan.   
-   de ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid. Hij is ook lid van de Centrale
    Raad, coŲrdineert  ledenwerving en ledenopvang, en regelt het contact met andere VVA-
    afdelingen.
-   de secretaris draagt de administratieve verantwoordelijkheid.
-   hij wordt bijgestaan door een lid van het Dagelijks Bestuur dat vooral de administratie
    met VVA-Nationaal onderhoudt.
-   de penningmeester draagt de financiŽle verantwoordelijkheid
-   een lid van het DB treedt op als gastheer/gastvrouw bij de spreekbeurten en de logistieke
    coŲrdinator is verantwoordelijk voor de recepties.

De leden van het Dagelijks Bestuur volgen de concrete realisatie van het jaarprogramma op
en brengen verslag uit op de vergaderingen van het Algemeen Bestuur.
Uiteraard kunnen een aantal taken ad hoc toevertrouwd worden aan leden van en buiten het Algemeen Bestuur, bv. logistiek, website, reizen, …

Art.4.  Jaarprogramma.

IdeeŽn voor het jaarprogramma worden voorgesteld op een  vergadering van het Algemeen Bestuur.  Uit de voorgedragen voorstellen wordt door het Dagelijks Bestuur een selectie gemaakt waaruit dan het jaarprogramma wordt samengesteld. Het verslag van deze keuze wordt overgemaakt aan het Algemeen Bestuur, dat het programma dan definitief vastlegt.

Art. 4a  Communicatie en uitnodigingen.

De communicatie met het secretariaat en de uitnodigingen voor activiteiten van VVA Oost-Vlaanderen gebeuren bij voorkeur via e-mail.

Art. 4b.  Genodigde niet-leden.

GeÔnteresseerde niet-leden met een masterdiploma kunnen ter kennismaking met VVA Oost-Vlaanderen worden uitgenodigd op activiteiten, voor zover dat het aantal deelnemers niet beperkt is.

Art. 5  FinanciŽle rekening.

De voorzitter, de penningmeester en de secretaris hebben volmacht op de bankrekening.
De financiŽle verrichtingen worden uitgevoerd door de penningmeester. Ingeval dat hijzelf niet beschikbaar is, geeft de penningmeester opdracht aan de voorzitter of de logistieke coŲrdinator voor het uitvoeren van de bankverrichtingen.
Jaarlijks wordt de financiŽle stand van zaken opgemaakt en op de laatste vergadering van het Algemeen Bestuur voorgelegd. Na de bespreking  en de goedkeuring wordt aan de penningmeester kwijting verleend.

Art. 5a  Activiteiten georganiseerd door leden.

Leden die activiteiten organiseren worden niet bezoldigd voor hun inspanningen. Alleen de gemaakte onkosten worden terugbetaald.

Art. 5b  Annulaties en terugbetalingen.

Annulatie na inschrijving voor een activiteit wordt zo vlug mogelijk aan de secretaris gemeld.
Voor een betalende activiteit bepaalt de penningmeester het verschuldigde of  het eventueel  terug te betalen bedrag.

                                                            ****************
                                                                                                                              
Addendum : Actualisering dd.16.06.2016.

Het huidig Algemeen Bestuur heeft een mandaat voor 2016-2018. De leden van dit Algemeen Bestuur kunnen hun mandaat verlengen voor 2018-2020. Op de Staten-Generaal van 2018
wordt een oproep gedaan aan alle leden van VVA-OVL om zijn/haar kandidatuur te stellen  voor het Algemeen Bestuur van 2018-2020.

Het huidig Dagelijks Bestuur heeft een mandaat voor 2016-2018. Op de laatste vergadering van het Algemeen Bestuur in 2018 worden de leden van het Dagelijks Bestuur  2018-2020
verkozen.


versie goedgekeurd
door het AB op 14.06.2017